Hvorfor er det her virkelig en bog, vi anbefaler dig at læse?
SCRUM er en projektledelsesmetode, der er agil nok til, at du kan arbejde dig godt ind på ukendte udviklings- og innovationsprojekter, hvis endemål stadig er tåget og uklart. Metoden blev opfundet efter det amerikanske FBI havde et IT-projekt, der overskred budgettet med noget, der får den danske stats fejlslagne IT-projekter til at ligne det rene ingenting. Og ja, så blev det tilmeld aldrig til noget.
Med SCRUM kan du planlægge, ændre og tænke smarte løsninger ind på én gang, samtidig med at du ikke overskrider budgettet. Det er udviklet til IT-projekter med fire medarbejdere i hver gruppe. Du kan alligevel bruge dele af metoden alene, eller drage fordel af den, når du leder din hær af konsulenter, der hjælper dig med dit IT-projekt, hjemmeside, designer, tekstforfatter mv., så det ikke trækker i langdrag og tømmer alle dine pengebeholdninger undervejs.
Hvad har “SCRUM” gjort for os?
Jeg læste første gang dele af SCRUM, da vi stod med udviklingen af GoEdit (en platform for bestilling af tekstforfatning), og vores samarbejspartner, Jakob Dalhoff, introducerede os til metoden. Vi skulle udvikle en ny, innovativ platform for bestilling, håndtering og aflevering af tekstopgaver på en måde, som vi aldrig har set før.
Udover Jakob og jeg, havde vi en fuldtidsansat bosiddende i udlandet og et helt team, vi kunne trække på enkeltvis, når det gav mening. GoEdit er et projekt, men udover det havde vi en dagligdag med løbende opgaver fra GoEdit i sin daværende form samt vores andre projekter i Normé. Ja, der var i dén grad brug for SCRUM.
Siden dengang har vi brugt SCRUM i modificeret form til ALLE projekter. Med det væld af nuværende, tidligere påbegyndte (halvfærdige) projekter og nye projketer i pipeline, er det fantastisk med en metode, der sikre planlægningen og samtidig gør det fleksibelt nok til, at vi løbende kan omprioritere uden at glemme noget (fx hvor langt man er kommet). Vores gennemgang af bogen her fokuserer selvfølgelig på dét, som vi mener, du kan bruge som selvstændig.
5 killer fokusområder
- Drop dit Gantt Chart og begynd at styre dit projekt
- Opdel det store projekt i sprint over fx to uger, så du faktisk kan overskue det
- Del opgaverne op i små bidder, så du altid løser opgaver på max 1-5 timer
- Gang hver opgaves længde med to, så du er sikker på at nå deadline
- Styr projektet efter OODA-metoden, ligesom jægerpiloter
Drop dit Gantt Chart og brug SCRUM
Deadlines er det, der får os til at få noget gjort og afsluttet. Men selvom det klassiske Gantt Chart er fyldt deadlines og sådan set giver et fint overblik over et projekt. Så er der ingen hjælp at hente i systemet til faktisk at drive projektet. Det gør der i SCRUM, og det er det, der gør det så fantastisk.
Især når du arbejder med et team af folk, er det vigtigt, at de selv bestemmer, hvordan de vil forsøge at løse opgaven. Når du sidder med et projekt alene skal du gøre det samme - og kaste din chef-hat langt væk (du kan nemlig være en elendig chef overfor dig selv). Er man flere sammen, kan der sidder personer med forskellige tilgange og ideer til, hvordan projektet skal udføres. Når man gør det sammen, kan man sikre sig, at alle erfaringer kommer på bordet. En ideel størrelse på et team er 7 +/- 2 personer.
Det store projekt skal fordeles i “Sprint”
For at holde projektet på sporet, er det vigtigt med deadlines. Tidspunkter hvor et delmål er klar til at blive vist frem, modtage feedback og afsluttes. Større projekter kan fint inddeles i sprint af 14 dage. Husk at give tid til fremvisning og gennemgang af det afsluttede sprint. Og HUSK: Det er ikke nok med tegninger og ideer! Det skal virke! Du kan også lave mindre sprint. Det kan også være en god idé med daglige opdateringer. Hvor langt er du kommet? Nåede du det, du ville? Hvad vil du gøre i morgen?
Du kan ikke blive ved med at snyde dig selv eller komme med for mange undskyldninger for ikke at komme videre med dit store projekt. Når du arbejder i sprint, fokuserer du på én ting ad gangen. Undervejs i sprintet skal du også fokusere og undlade at multitaske. Der er lavet adskillige undersøgelser på det felt, og det gør dig ineffektiv!
Del opgaven ned i spiselige bidder, der er til at håndtere
Når det er besluttet, hvordan du løser opgaven, skal den groomes. Planlæg mindst én dag til at groome, hvis du har et sprint på fx 14 dage. Grooming betyder, at du deler opgaven ned i små, spiselige opgaver. En opgave må aldrig vare mere end få timer, og helst ikke mere end 1-2 timer. Så er det bedre at dele én opgave op i to bidder.
Du skal simpelthen beskrive opgaven og tildele den en mængde tid, som opgaven må tage. Når du har gjort det, skal du gange det tal med to. Erfaringen viser nemlig, at der altid vil være noget, der driller, du overser noget eller der er noget vigtigt, du bliver nødt til at tage dig af i løbet af en arbejdsdag. Pointen er, at du ALTID kan nå det, der er groomet. Det er nemt i teorien at lægge tidsestimater på, men svært i praksis. Især fordi mange af os ofte er vant pga. stolthed at nedsætte hver enkelt opgaves omfang.
Bare husk: Selvom selve opgaven varer det estimerede, vil der ALTID være noget, der rykker dig i tid. Og du kan ikke tage en all-nighter hver dag i hver uge ret længe, før det går udover kvaliteten i dit projekt (og dit helbred).
Teammedlemmernes overraskende rollefordeling
De forskellige teams skal helst skifte i en større organisation. Når du er dig selv eller har et team af folk, der arbejder for dig, skal du huske én meget vigtig ting, og det er lederens rolle (dig).
- Almindeligt teammedlem
- SCRUM-master
- Product owner
For at kunne være product owner (teamleder) skal man have kendskab til det marked, som projektet omhandler. Have mulighed for at træffe beslutninger udenom det overordnede ledelsesteam. Han eller hun skal også kunne give teammedlemmerne overblik over, hvad der skal gøres i projektet. Vedkommende har også ansvaret på, hvor godt projektet er udført. På den måde er det faktisk ikke teammedlemmerne, der har ansvar for at give product owneren besked om, hvor de er, men product owneren giver hele tiden teamet besked om, hvor langt de er. Al den viden kan findes i det, der er groomet.
SCRUM-masteren har ansvaret for, at alle SCRUM-regler bliver overholdt. Fx er det afgørende, at ledere udenfor ikke kan komme og sige, at der er noget andet, der har førsteprioritet. Det må du altså heller ikke gøre med dig selv! Er det vigtigt, så må du tage det op, når du skal planlægge det næste sprint og overveje, om det er dér fokus skal lægges. Som selvstændig er du både product owner og SCRUM-master, når du laver dine egne produkter. Leg med rollefordelingen og overvej, hvor du skal placere dig i forskellige sammenhænge.
Driv dit projekt fremad på samme måde som jægerpiloter er trænet til
Som product owner arbejder du på præcis samme måde som en jægerpilot, og følger OODA-modellen. Den står for 1) observe (observer), 2) orient (evaluer hvordan du kan skabe nye muligheder i projektet), 3) Decide (beslut) og 4) act (handling).
Efter hvert sprint skal der være en evaluering af projektet. Hvordan er det gået, hvor var der udfordringer? Hvordan fungerede samarbejdet, og hvad kan gøres bedre? Det kan være en god idé at ændre spørgsmålene indimellem, så det tilrettes efter relevans og fokus, men også så det ikke bliver en kedelig rutineret opgave, der mister fokus fra alle.