Hvorfor er det her virkelig en bog, vi anbefaler dig at læse?
Som selvstændig har du en enorm frihed. Du er selvfølgelig bundet af dit arbejde – opgaver, du skal løse for at give værdi og dertil alle de andre opgaver, en virksomhed kræver for at blive drevet. Men hvordan og hvornår du gør det – ja, ligefrem hvad du gør, er mere eller mindre helt op til dig. Ligesom på så mange områder, så er det fantastisk med en masse frihed. Men der er også en masse faldgruber.
Du kan have en idé om, at du vil besvare kundehenvendelser med det samme. Som i ASAP. Men hvad betyder det for dit arbejde? Har du så tid til at fokusere på ‘deep work’ og gå i flow? Bare almindelige, bunkede opgaver, der ikke kræver så meget kreativ hjerneaktivitet, som fx at udsende fakturaer, bliver mindre effektivt, hvis du bliver afbrudt af hele tiden at tjekke din mail.
Hvad har “Free to Focus” gjort for os?
Vi havde længe en idé om at få bygget noget op. Få forbedret og udbygget vores forretning, og det var dér det virkelig gik op for os, hvor lidt tid, vi havde til at fokusere. Faktisk forsøgte vi at fylde kalenderen op med en masse småopgaver, der over tid skulle skabe noget større. Men det faldt sammen og gav kun dårlig samvittighed, da vi dag efter dag, uge efter uge kunne se, at vi ikke kun ét eneste skridt nærmere. Av. Så vi måtte se at lære, hvordan vi kunne fokusere. Få noget for hånden. For alvor. Og ja, her var Free to Focus, en af de bøger, der virkelig rykkede noget for os. Måske kan den gøre det samme for dig?
5 killer fokusområder
– Tid er et nulsumsspil. Du får altså ikke mere tid til at producere ved fx at sove mindre.
– Når du hygger dig med venner eller leger, får du gjort mere!
– Planlæg huller i kalenderen og fjern dig fra distraktioner for at skabe ro og rum til at fokusere.
– Prioritering er altafgørende, når du bruger en to-do-liste.
– Sig nej til det uvigtige. Lad være med bare at udskyde det eller at tage den nemme løsning og sige ja.
Vores forståelse af produktivitet er helt forkert
Vi lever i en tid, hvor vi altid vil have mere, og ja, derfor vil vi også have mere produktivitet! Mere af det, tak! ;-)
I vores arbejde har vi overfyldte skemaer, og for hvert minut vi effektiviserer, forsøger vi ivrigt at indsætte nye opgaver, som vi helst hurtigst muligt kan indsætte dér. Undersøgelser viser, at jo flere timer vi arbejder, des mindre produktive er vi. Ja, hvis vi arbejder 55 timer om ugen, er vi mindre effektive, end hvis vi havde arbejdet 50 timer. (Se lige dér, det er interessant i en dansk kontekst med amerikanske studier, fordi vi har det med at brokke os over vores arbejde og overarbejde herhjemme, når sandheden er, at vi arbejder langt mindre).
Derfor bør vi, ifølge Hyatt, i stedet for at fokusere på effektivitet, fokusere på frihed. Og hvad skal vi så bruge den frihed til? Michael mener især, at det sværeste og vigtigste arbejde vi har, dér hvor vi fokuserer og går i flow, er noget, vi skal skabe frihed til at kunne udføre. Og ja, så skal vi også være frie til at gøre ingenting. Det er netop, når vi ingenting gør, at de største opdagelser sker!
Afslapning er mere end nødvendig
Vi går og tror, at vi får lavet 20% mere, hvis vi arbejder 20% mere. Men det passer ikke. Vores energiniveau er nemlig ikke vedvarende, og derfor er det ligesom at skippe en times søvn eller to. Det hæmmer vores produktivitet. Så selvom vi i travle perioder naturligt skærer ned på al hyggen og søvnen, vil vi desværre ikke kunne nå mere, end hvis vi tog os tiden til at hygge og sove.
Vi er sociale væsner, og de tætte relationer vi har, er sindssygt vigtige for vores helbred. Hvis vi ikke giver os tid til at pleje vores relationer, og i stedet bruger både vores vågne timer og energi på at spekulere over og sætte et powerpoint show op til næste dags oplæg, vil det gå ud over vores effektivitet. Udover det sociale er vi legende væsner. Så det at gå en tur, stå på ski, tage i svømmehallen og spille fodbold med vennerne, er faktisk nogle af de ting, der er allerbedst til at oplade vores batterier. Og dem skal vi bruge, når vi skal producere noget på arbejde.
Fjern mindre vigtige ting på din to-do-liste
Det er sindssygt vigtigt at kunne skære fra, når vi prioriterer. Livet er fyldt med opgaver, og der er hele tiden noget, der synes vigtigt, men i virkeligheden bare er en tanke. Fin, men ikke brugbar. Desværre kommer mange af dem på vores liste over ting, der skal gøres. Og er vi ikke super opmærksomme, så dukker der sådan en masse ‘fine’ ting op på vores to-do-liste.
De kan være svære at få øje på - disse fine ting, som ikke er vigtige. Derfor skal du altid tage din to-do-liste og skrive de vigtigste ting øverst. Start med det vigtigste og gå videre til den næste ting, hvis du når det. Det skal du gøre hver dag. Hver eneste dag kan der ske ændringer i programmet, der kan rykke rundt på på prioriteterne. For at være sikker på, at du tager de mindre vigtige ting fra, skal du altid tage de vigtigste tre ting først. Planlæg din dag, så du får de tre vigtigste gjort, så skaber du tid (og frihed) til at fokusere.
Sørg for at bunke tingene, så du ikke skal lidt af det hele hver dag, men skaber rum til opgaver, hvor du kan fokusere. Har du fx møder med kunder eller samarbejdspartnere, så sørg så vidt muligt for at bunke dem sammen på én dag.
Og ja, hvis en fin idé bliver ved med at ryge ned på listen, så er den ikke så vigtig. Vel?
Derudover gælder det om at finde ud af, hvad du synes er sjovt at lave. De opgaver, der er sjove, eller dem det kun er dig, der kan lave, skal du tage dig af. Alle andre bør du udlicitere. Som selvstændig skal du derfor sandsynligvis udlicitere langt de fleste opgaver, der har med bogholderi at gøre.
Du skal beherske evnen til at sige NEJ
Når vi først forstår, at tid er et nulsumsspil, så bliver det nemmere for dig at sige nej til ekstra, mindre vigtige opgaver. Det bliver også nemmere at forstå, hvornår en opgave ikke er så vigtig (jævnfør afsnittet om prioritering). Når tid skal forstås som et nulsumsspil betyder det, at du forstår, at du ikke bare kan springe et par timers søvn over, og så kan du nå det hele.
Det betyder også, at du ikke kan springe middagen med din kæreste eller gode ven over, eller turen i legeland med din datter. Husk, at kalenderen heller ikke er uendelig. Der er faktisk et sluttidspunkt på en kalender – den fortsætter ikke i det uendelige. Og derfor er det også en dårlig idé bare at udsætte ting og sætte mindre vigtige aktiviteter længere ude i fremtiden. Især hvis du har børn eller børnebørn er det vigtigt at huske, at der er en tid der er vigtig NU. Og som er mindre vigtig senere.
Sådan gælder det for mange ting, og derfor skal du simpelthen lære at sige nej til nogle ting, og dermed ja til andre. Ritualer kan være med til at hjælpe dig, så du fx fastlægger tid hver morgen til en bestemt morgenrutine, der er rigtig god for dig. Så bliver du nødt til at lægge aftaler efter den, fordi du allerede har planlagt den. Du kan også starte arbejdsdagen op på en bestemt måde, så der ikke er et tomt hul i kalenderen fx kl. 8-9, men at du altid først kan noget fra kl.9.30, fordi du selvfølgelig skal have tid til dit faste ritual.
Fjern distraktionerne omkring dig, så du bliver fri
Vi lever i en tid fyldt med distraktioner, der kræver vores opmærksomhed. Vores mail, internettet og mobil er tre ting, der virkelig sluger vores tid. Har du nogensinde prøvet at tjekke en mail og så ende med at læse et blogindlæg om, hvordan du træner mave på den mest effektive måde? Så ved du, hvad jeg mener! Vi forsvinder fra det dybe, flowarbejde og har lynhurtigt brugt en halv formiddag på ligegyldigheder.
Faktisk kan man sige, at vi lever i en distraktions-økonomi, fordi kampen om vores opmærksomhed er blevet så intens, og både virksomheder, organisationer og institutioner har adgang til vores tid via vores mobil hele døgnet.
Forskning viser, at det tager os 23 minutter at gå ordentligt videre med en opgave igen efter, vi er blevet hevet væk fra den. Puh, dét er roden til meget spildtid! Så i stedet for at fjerne søvn fra din kalender for at kunne nå dine ting, er det måske hér du i stedet skal høste mere produktivitet. En anden distraherende faktor er rod. Hvis vi ikke kan finde ting – fx hvis din mappestruktur er ét stort rod eller dine e-mails hober sig op og du ikke kan finde en vigtig mail, hvis den er mere end et par dage gammel, så er det tid til at få organiseret det og holde styr på det.